E-Mail Archivierung – rechtssicher nach GoBD und DSGVO
Geschäftliche E-Mails müssen in Deutschland revisionssicher archiviert werden – das schreibt die GoBD vor. Trotzdem verlassen sich viele Unternehmen noch auf Outlook-Ordner oder lokale Backups. Bei einer Betriebsprüfung reicht das nicht aus. Wir richten für Sie eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ein, die im Ernstfall standhält.
Warum E-Mail-Archivierung Pflicht ist
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) verpflichten Unternehmen, steuerrelevante E-Mails vollständig, unveränderbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren sind dabei Standard. Gleichzeitig müssen Sie die DSGVO beachten – personenbezogene Daten dürfen nicht länger als nötig gespeichert werden.
Dieser Spagat ist ohne ein professionelles Archivsystem kaum zu schaffen.
Was unsere Lösung leistet
- Automatische Archivierung: Jede ein- und ausgehende E-Mail wird automatisch erfasst und unveränderbar gespeichert – ohne Zutun Ihrer Mitarbeiter.
- Schnelle Volltextsuche: Sie finden jede archivierte E-Mail in Sekunden wieder – auch nach Jahren. Ideal bei Betriebsprüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen.
- GoBD-konform: Revisionssichere Speicherung mit Zeitstempel und Manipulationsschutz, wie es die Finanzverwaltung verlangt.
- DSGVO-gerecht: Löschkonzepte und Zugriffsrechte, die den Datenschutz einhalten.
- Nahtlose Integration: Funktioniert mit Microsoft 365, Exchange und den gängigen Mail-Systemen.
Für wen ist das relevant?
Kurz gesagt: für jedes Unternehmen in Deutschland, das geschäftliche E-Mails versendet oder empfängt. Ob Handwerksbetrieb, Steuerkanzlei oder Mittelständler – die Archivierungspflicht gilt für alle.
Wir haben in über 25 Jahren mehr als 150 Unternehmen bei der Einrichtung begleitet. Die Lösung ist bewährt, bezahlbar und läuft nach der Einrichtung vollautomatisch im Hintergrund.
Rechtssicherheit in wenigen Tagen
Wir analysieren Ihre aktuelle Mail-Infrastruktur, richten die Archivierung ein und schulen Ihre Mitarbeiter – auf den Punkt und ohne unnötige Komplexität.